تکنیک تایم باکسینگ چیست و چطور به کسب و کارها یاری می نماید؟ - ساعت شیک

به گزارش ساعت شیک، اگر در پی روش های عملی برای بهبود بهره وری و استفاده حداکثری از زمان خود هستید در این مقاله با یکی از تکنیک های مدیریت زمان به نام تایم باکسینگ آشنا خواهید شد. این تکنیک به شما یاری می نماید با ایجاد چارچوب زمانی برای انجام کارها تمرکزتان را افزایش دهید و نتایج بهتری را به دست آورید.

تایم باکسینگ چیست؟

تایم باکسینگ (به انگلیسی: Timeboxing) یکی از برترین تکنیک های مدیریت زمان است که انجام یک کار را به یک جدول زمانی ثابت و واقعی محدود می کند. این تکنیک بعلاوه به عنوان مسدود کردن زمان شناخته می گردد که بخشی از متدولوژی های مدیریت پروژه Scrum و Agile است.

جدول زمانی در تکنیک تایم باکسینگ شامل مقادیر معینی (دقیقه ساعت روز هفته و ماه) است که با توجه به پیچیدگی کار در دسترس فرد قرار گرفته است. تایم باکسینگ در میان بسیاری از کارآفرینان مانند ایلان ماسک از محبوبیت بالایی برخوردار است.

بیشتر نکات ابزارها یا شیوه های بهره وری شامل انجام یک کار و تمرکز بر روی آن تا تکمیل شدن است. تایم باکسینگ تمرکز خود را روی جدول زمانی قرار می دهد. در واقع مهلت انجام کار باید عامل محرکی باشد که فرد کار را انجام بدهد.

تایم باکسینگ یک واحد زمان ثابت و حداکثری را به یک فعالیت اختصاص می دهد. این واحد یک جعبه زمانی یا تایم باکس نامیده می گردد که در آن فعالیت برنامه ریزی شده انجام می گردد.

این تکنیک یک برنامه ریزی مدیریتی هدف مدار است که یک جعبه زمانی را برای تکمیل یک کار خاص در نظر می گیرد. تایم باکسینگ به عنوان تکنیکی در نظر گرفته می گردد که به طور موثر اهمال کاری را کاهش می دهد.

تایم باکس به شما یاری می نماید تا یک روز کامل را برنامه ریزی کنید تا بهره وری را به حداکثر برسانید. شما موارد لازم از فهرست کارهای خود را به کارآمدترین روش ممکن انجام می دهید. قبل از اینکه تصمیم بگیرید کدام کار را باید انجام دهید باید هدفتان را مشخص کنید که احتیاجمند صرف زمان است. در نهایت شما میزان زمان صرف شده قبل از آغاز هر کار را کاهش می دهید.

از تایم باکسینگ می توانید برای برنامه ریزی وظایف فردی یاری به تیم برای سازماندهی یا مدیریت موثرتر جلسات بهره ببرید.

اگر در پی یادگیری مدیریت زمان و تکنیک هایی که به واسطه آن ها می توانید زمانتان را مدیریت کنید هستید پیشنهاد میکنیم حتما به صفحه مدیریت زمان چیست؟ مزایا + تکنیک های مدیریت زمان مراجعه کنید.

مزایای تایم باکسینگ

تکنیک تایم باکسینگ برای مدیریت کار چندین مزیت را ارائه می نماید که بهره مندی از آنها در جریان کار روزمره شما می تواند بسیار ارزشمند باشد. در این بخش به چند مزیت مهم تکنیک تایم باکسینگ اشاره می کنیم.

. تکمیل کارهای ناخوشایند

اگر وظایفی برعهده دارید که از انجام دادن آنها می ترسید یا زیادی یکنواخت به نظر می رسد آنها را به تکه های کوچکتر تقسیم کنید و برای انجام هر کدام از آنها زمان خاصی را اختصاص دهید. با این کار می توانید ترس خود را کاهش دهید و مطمئن شوید که کار به موقع انجام می گردد.

. حفظ تمرکز

وقتی از زمان به جامانده برای انجام یک کار آگاهی داشته باشید خود به خود تشویق می گردد که تمرکز و انگیزه خود را حفظ کنید. این امر از حواس پرتی جلوگیری و تضمین می نماید که پیشرفت شما متناسب با بازه زمانی مشخص شده است.

. اشتباهات کمتر

سرمایه گذاری کامل برای مدت زمان محدود یاری می نماید تا احتمال اشتباه کردن کاهش یابد. علت این امر تمرکز و سرمایه گذاری طولانی مدت شما روی یک کار است که امکان سریع تر انجام شدن کارها را میسر می نماید.

. استفاده بهتر از منابع

با اختصاص زمان مشخص به وظایف می توانید منابع خود را بهتر تخصیص دهید. با این روش می دانید که چقدر زمان برای تکمیل هر کار وجود دارد و به این ترتیب می توانید بهتر تصمیم بگیرید که انرژی و کوشش خود را در کجا صرف کنید.

. در مسیر ماندن

تایم باکس به شما یاری می نماید تا با اطمینان از اینکه وظایف در یک بازه زمانی خاص انجام می شوند سازماندهی خود را حفظ کنید. این امر باعث می گردد تا بتوانید به برنامه خود پایبند باشید و در مسیر پیشرفت یک پروژه بمانید.

. دست کشیدن از کمال گرایی

وقتی برای تکمیل یک کار فقط دقیقه زمان دارید توجه به تمام جزئیات می تواند کار را سخت کند. تایم باکس به شما یاری می نماید از صرف ساعت ها وقت خود برای انجام تغییرات جزیی اجتناب کنید و به این ترتیب هر کار را در بازه زمانی مناسب به سرانجام برسانید.

. تقویت انگیزه

برای الهام بخشیدن به خودتان و ماندن در مسیر انجام کارها استفاده از تایمر یک راه عالی به شمار میرود. با اختصاص زمان مشخص می توانید بدون اینکه درگیر حواس پرتی یا اهمال کاری شوید روی هر کاری که احتیاج به انجام دادن دارد تمرکز کنید با این رویکرد می توانید بهره وری را به حداکثر برسانید و سریع تر به اهداف برسید.

چطور از تکنیک تایم باکسینگ استفاده کنیم؟

در ادامه پنج گام که با دنبال کردن آنها می توانید تکنیک تایم باکسینگ را به صورت عملی پیاده سازی کنید شرح داده شده است.

. برآورد

با برآورد مدت زمان انجام هر کار در فهرست آغاز کنید و زمان خاصی را به آن اختصاص دهید. این برآوردها باید شامل وقفه ها و دوره های تاخیر برای هرگونه وقفه غیرمنتظره باشد.

. انتخاب مدت زمان تایم باکس ها

اکنون به معنای واقعی کلمه زمان آن است که مدت زمان هر تایم باکس را مشخص کنید. می توانید از تکنیک های مدیریت زمان دیگری مانند تکنیک پومودورو بهره ببرید. پومودورو در واقع نوعی تایم باکس است که هر بخش شامل دقیقه کار کردن و دقیقه استراحت کوتاه است.

به جای تکنیک پومودورو تکنیک های مدیریت زمان زیادی وجود دارد که می توانید از آنها بهره ببرید. به خاطر داشته باشید که همواره استراحت را در دوره های تمرکز خود در نظر بگیرید. این استراحت ها به شما یاری می نمایند سطح انرژی خود را بالا نگه دارید.

. استفاده از تایمر

از آلارم تلفن هوشمند یا یک برنامه ردیابی زمان مانند Timeular بهره ببرید تا به برترین شکل زمان را مدیریت کنید.

. ارزیابی و آنالیز

اگر نتوانید کار را در مدت زمان مشخص شده برای انجام آن به سرانجام برسانید باید دلایل آن را آنالیز کنید. هر بار که این اتفاق می افتد باید ببینید چه کاری را می توانستید متفاوت انجام دهید. آیا برای این کار به زمان بیشتری احتیاج داشتید؟ آیا باید وظایف خود را به ترتیب دیگری برنامه ریزی می کردید؟

رسیدن به اهداف همواره به معنای تکمیل کار با یکبار برنامه ریزی نیست. این ارزیابی احتیاجهای شما و پروژه است که شما را در مسیر رسیدن به هدف قرار می دهد.

. به خودتان پاداش بدهید

سعی کنید با تکمیل کار تداعی های مثبت ایجاد کنید و به خودتان پاداش بدهید. این نگرش به شما انگیزه می دهد تا کارهای بیشتری را از فهرست کارهای خود به سرانجام برسانید.